Year End Tax Adjustment Instructions

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We are approaching the Year-End Adjustment or Nenmatsu Chosei period of the year. In order to assist your employees with this fiscal year’s tax process, you will need to provide them with appropriate forms and guidelines for tax calculation purposes. Most employees qualify for Nenmatsu Chosei if they do NOT meet the following criteria:

  • They leave Japan before the year ends
  • They work for a non-Japan based employer
  • They work for more than one employer (i.e. multiple Part-Time employers, side income, etc)
  • They earn more than 20,000,000 yen a year
  • They earn other annual income in excess of 200,000 yen (about $1,750 USD)

Enclosed is the Declaration for Dependent Tax Adjustment Form. Please have your employees fill the forms in order for the payroll team to adjust their final owed tax balance. You will need to ask your employees to confirm possible changes that have occurred during the year regarding dependents such as changes, additions, income levels, etc.

LINK TO DEPENDENT FORM

In addition, we are enclosing the application for insurance premiums and special deductions contributions paid to private insurance companies, life insurance, mortgage interest, social insurance premiums, earthquake insurance, etc. Please note these are deductions that can help offset their total income for the year and possibly assist with an income tax refund. In order to make adjustments to their annual income tax deductions, please have them provide you with any supporting documentation for write-off purposes.

LINK TO INSURANCE PREMIUM FORM

For foreign staff, we have created a short self-help video to help assist with filling out the forms.

DEPENDENT FORM HOW TO VIDEO

INSURANCE PREMIUM FORM HOW TO VIDEO

Remember, make sure all forms are signed. Failure to sign the form will result in being taxed at higher rates. In addition, plea se submit all the following documentation to us by December 15th, 2015.

1. Copies of Withholding tax from previous employers
2. Dependent Form
3. Insurance Form
4. Supporting documentation for proof of premiums paid

Please direct all questions to Ms. Masako Takahashi, Year End Tax Adjustment, Payroll Department. Click to email: MASAKO TAKAHASHI
各位

平素より大変お世話になっております。

当社では本年度のお客様の年末調整を行いますのでご協力お願いします

なお、下記のいずれかに該当するお客様は年末調整の対象とはなりませんので、確定申告をお願いします。弊社では確定申告のお手続きも承ります。
年の途中で退職されて、12月中に支払の到来する給与の支払がない方
海外勤務などにより非居住者となった方
2か所以上から給与の支払を受けている方で、他の給与支払者に「平成27年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出している方や、年末調整までに「平成27年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出していない方。また、給与以外の雑所得(利子、配当、報酬など)につきましては、確定申告が必要となります。
本年度中の主たる給与収入金額が2,000万円を超える方
年間の雑所得が20万円以下の場合確定申告は不要ですが、先物取引に係る所得、株式の譲渡所得や賃貸マンションからの不動産所得などは合計して20万円以上になれば確定申告が必要となります。
御社各社員に添付の「平成 27 年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」に必要事項のご記入していただき、ご署名、ご押印及び必要書類を添付の上ご提出下さい。

また、社員の方で本年中に控除対象が配偶者と控除対象扶養親族などの変更がある場合などにつきましてもご確認をお願いします。

なお、外国人社員様に年末調整の申告書の記入方法などの説明ビデオ及び各申告書を下記リンクにご用意いたしましたのでご利用下さい。

平成27年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

平成27年分給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書

外国人社員様用の年末調整ビデオ

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書

下記の年末調整申告書類に必要事項をご記入、ご署名、ご押印及び必要書類を添付していただき、2015年12月15日までに弊社にお送りくださいますようお願いします。
前職からの本年分の源泉徴収票
「平成27年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」
「平成27年分給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」
保険料控除申告書には各保険会社及び社会保険料の領収書等をご添付下さい。

ご不明な点等ございましたら、年末調整担当高橋までお問い合わせ下さい。

Link to Year End Tax Adjustment Article

Eric La CaraError: Unable to create directory wp-content/uploads/sites/3/2017/02. Is its parent directory writable by the server?Managing Partner and Tax Practice manager for Capital Tax in Vancouver and Tokyo. Eric is a U.S. and Japan Personal & Corporate tax specialist with more than 15 years of experience in the area of cross-border structuring and taxation. Eric is charged with developing Capital Tax overall operations and strategic direction using the business and technical skills he has acquired during his professional career in Asia.